Le top 10 des questions à se poser pour réussir l’organisation d’un événement

Voici le top 10 des questions à se poser pour réussir l’organisation d’un événement :

1- Quel est le budget total pour réaliser mon événement ?

Le budget sera divisé à plusieurs niveaux :

• La location de la salle pour : les conférences, les formations, le team building, le cocktail, le  banquet, la soirée dansante, etc.

• La nourriture : un buffet, des stations de nourriture, un cocktail dinatoire, un repas avec services, des boites à lunch, etc. (Prévoir un repas pour l’équipe technique et les artistes de votre événement)

• Les invitations: par la poste, par courriel, par messagers, …

• La promotion: la publicité par l’objet, la radio, la télé, les ‘’flyers’’, par des comédiens, les médias sociaux,

• La technique: la sonorisation, les éclairages, les effets spéciaux, l’audio-visuel, la scène, le plancher de danse, les  boites électrique, les génératrices, etc.

• Les décors: de scène, de la salle, du hall, à l’extérieur,  les centres de table, etc.

• L’animation: les artistes, les spectacles, les conférenciers, le personnel de service, la coordination et la gestion, etc.

• Autres : la sécurité, le photographe, les cadeaux, les prix de présence, les trophées (plaques ou médailles), les assurances,…

2- Quel type d’événement je veux organiser qui cadre bien avec mon public cible ?  

• Lever de fond (activité de financement)
• Team Building (speed-meeting, team learning, formation)
• Conférence(s)
• Tournoi de golf (autres tournois de sports)
• Congrès (colloque, assemblé général, forum, convention, séminaire, etc.)
• Réunion d’affaire
• Mariage (anniversaire de mariage, enterrement de vie de garçon, shower)
• Rallye (auto, pédestre, photo, GPS, randonnée nature, etc.)
• Festival
• Salon (exposition, foire)
• Promotion (lancement de produit et ou service, vente trottoir)
• Événement privé
• BBQ (journée extérieur)
• Party de Noël (party employés)
• Journée portes ouvertes
• Anniversaire d’entreprise
• Journée reconnaissance
• Journée familial
• Rentrée scolaire (fin de l’année scolaire)
• Jour de l’an
• Fête de la St Jean Baptiste
• Dépouillement d’arbre de Noël
• Fêtes commercial : Pâques, Halloween, Fêtes des mères, Fêtes des pères, St Valentin, etc.

3- Quel endroit convient le mieux à mon événement ?   

• Salles de réceptions : lorsqu’il n’y a pas de location de chambres.
• Salles de restaurant : pour des petits événements
• Salles de spectacles : pour des prestations ou des présentations (Théâtre Plaza, Petit Medley, Café Campus, Métropolis, Théâtre l’Olympia, Le bain Mathieu, Del Arte, …)
• Hôtels, auberges, centre des congrès : lorsqu’il peut y avoir des locations de chambres (Idéal pour : des congrès, des conférences, des événements corporatifs, des mariages, des événements privés, etc.)
• Grosse salles : Centres de foires, Centres des congrès, Marché Bon Secours, Stade Olympique, Hangar du vieux port de Montréal, Centre des sciences de Montréal …
• Clubs de golf, cabanes à sucre, centres de ski, centres sportif, vignobles …
• Les cinémas, les musées, le Planétarium, l’Insectarium, le Biodôme
• Les centres communautaires, les sous-sols d’églises, les écoles, les auditoriums, …
• Les sites extérieurs : le vieux port de Montréal, le Parc Jean Drapeau, le Centre Nature de Laval, le Parc Maisonneuve, l’Esplanade du stade Olympique, le Parc Molson, le Mont St Bruno, le Mont St Hilaire, le Mont Royal, les pistes de course, le Centre nature de Laval, …

** À noter que les sites extérieurs et les salles hors normes coûte beaucoup plus cher que des salles,  hôtels, centre des congrès, …

4- Quel type d’animation je désir offrir à mes invités pour que mon événement soit une réussite ?

• Artiste(s) de variété(s)
• DJ (disc jokey), VJ (vidéo Jockey)
• Personnage(s) humoristique(s)
• Serveur Loufoque (Faux Serveur- Serveur Maladroit)
• Faux chum, faux technicien, faux bar man, faux client, etc.
• Magicien(s) : Parodie de magie, magie pour enfants, spectacle de magie de scène
• Mime(s) et ou Mime-Robot
• Fakir(s)
• Comédien(s), Comédienne(s)
• Animateur(s) de soirée (MC : maître de cérémonie), G.O.
• Improvisateur(s)
• Conférencier(s)
• Animation pour enfants : échassier(s), sculpteur(s) de ballons, maquilleuse(s), spectacle(s) pour enfants et la famille, clown, bricolage, mascotte,  …
• Tatoo au Henne
• Caricaturiste(s)
• Body painting
• Création de toile en direct
• Cracheur(s) de feu
• Pick Pocket
• Diseuse(s) de bonne aventure
• Jongleur(s)
• Spectacle(s) de cirque ou spectacle(s) acrobatique
• Spectacle(s) de danseurs (danses) : baladi, cabaret, social, pop, rock, rétro, etc.
• Chanteur(s) et ou chanteuse(s) (chansonnier)
• Groupe(s) musical (aux) (band(s))
• Cireur de chaussures
• Gloss bar (Bar à gloss sur mesure)
• Photographe(s)
• Photomathon ‘’Photobooth’’ avec accessoires
• Show laser
• Show Multi-Média
• Show d’humour (Freak Show, Gong Show, Quiz Show, …)
• Soirée karaoke

5- Quelles sont les ressources utiles à la réalisation de mon événement ?

• Bénévole(s)
• Agent(s) de sécurité
• Hôte(s) ou hôtesse(s) à l’accueil
• Installateur(s) : pour les décors, la technique ‘’sono et éclairage’’, la préparation de la salle, etc.
• Auteur(s) pour : les textes de votre événement, un slogan qui accroche, créer du contenu, un discours, un communiquer, une programmation, un horaire, un guide, un questionnaire d’évaluation de l’événement, etc.)
• Coordonnateur et assistant(s) à la coordination
• Metteur en scène ou directeur artistique
• Personnel pour l’entretien
• Technicien(s) pour : la sonorisation, l’éclairage, l’audio-visuel, les effets spéciaux, etc.
• Responsable des réseaux sociaux

6- Quelles sont les décors ou éléments de décors qui vont créer un WOW à mon événement ?

• Décors thématique (les décors de la salle et de la scène selon un thème de soirée) :
• Thématique Western, Thématique Nouvelle France, Thématique cabaret Moulin Rouge, Thématique Bal Masqué, Thématique Gala ‘’Glamour’’, Thématique Mille et une nuits, Thématique Las Vegas Casino, Thématique Hollywood, Thématique Beach Party (Aloha), Thématique Croisière, Thématique James Bond, Thématique Kermesse-Tombola (Fête Foraine), Thématique Casino Prohibition, Thématique The Price is Right, Thématique Rétro (50-60), Thématique L’arrivée du Père Noël, Thématique Disco (70-80), Thématique Al Capone, Thématique Formule 1, Thématique Safari dans la Jungle, Thématique Peace and Love, Thématique Cirque , Thématique Halloween, Thématique Disney, Thématique Fiesta Mexicaine, Thématique Oktoberfest, Thématique Londonienne, Thématique Futuriste, etc.

• Décors de scène (2 dimensions ou 3 dimensions)
• Décors de salle (2 dimensions ou 3 dimensions)
• Décors du hall d’entrée (2 dimensions ou 3 dimensions)
• Décors extérieurs (2 dimensions ou 3 dimensions)
• Décoration de ballons
• Ambiance d’éclairage (Projections gobos sur les murs avec Leko, LED, Moving Light, fumée, glace sèche)
• Décors en mouvement (Projections vidéo ou avec personnages)
• Centres de table
• Sculpture(s) de glace : sculpture personnalisé, avec ou sans le logo de l’entreprise.

8- Quels sont les besoins techniques essentiels de mon événement ?

• Le système de sonorisation en fonction du nombre d’invités pour : la soirée dansante avec DJ, le band ‘’groupe musical’’, la musique d’ambiance dans le hall, le(s) conférencier(s) ou la formation durant la journée, les ateliers et ou le team building durant la journée, etc.

• Le système d’éclairage pour : la soirée dansante, la scène, l’ambiance de la salle, l’ambiance du hall durant le cocktail, les décors ou les éléments de décors, les affiches, etc.

• Les types d’éclairages possibles : Led ou Del (pour éclairage d’ambiance), leko (pour éclairage de scène ou projection de gobos sur les murs), éclairage motorisé ‘’moving light’’ (pour l’ambiance et la soirée dansante), laser (pour la soirée dansante), ‘’black light’’ (pour l’ambiance de la salle ou de la scène), stroboscope, etc.

• Les projections audio-visuelles pour : les commanditaires, un montage photos de l’événement, les présentations ‘’power point’’, un vidéo promotionnel, un court métrage, film, une soirée vidéo danse, une retransmission en direct de l’événement,

• Écran(s) Géant(s) : projection arrière ou avant, grandeurs possibles : 6’ X 8’, 7’ X 10’, 9’ X 12’, auto–portant ou accrochage au plafond.

• Moniteur(s) de scène ou de la salle : écran(s) plasma, écran(s) Led, écran9s) ACL

• Les effets spéciaux possibles : feux d’artifice (intérieur ou extérieur), canon(s) à confettis et à serpentins (manuel(s) ou électrique(s)), machine(s) à fumée, machine(s) à brouillard, machine(s) à glace sèche, canon(s) à CO2, etc.

• La scène pour : le décor principal, le(s) spectacle(s), le(s) conférencier(s), le(s)band(s), mettre en valeur un ou des artiste(s), etc.

• Le plancher de danse pour : la soirée dansante, la zone d’animation et de jeux durant le souper, la ou les présentation(s) de spectacle(s) de danse ou prestation(s) de cirque, etc.

7- Quel est le visuel accrocheur de mon événement ?

• Le logo ou visuel de l’événement pour : les affiches (poster), l’affichage (l’accueil, les sections, zones, les exposants, les commanditaires, les partenaires, les promotions), les centres de table, les  billets, les T Shirt, les costume(s), les casquettes, les envois courriel,  le guide ou le programme de l’événement, la publicité par l’objet, etc.

8- Quel type de service pour la nourriture convient le mieux à mon événement ?

• Buffet (déjeuner, diner ou souper) : sans aucun service, ou service de soupe et du vin aux tables.
• Buffet de fin de soirée.
• Stations de nourriture : formule de buffet à volonté avec plusieurs points de services.
• Cocktail dinatoire : avec service (plusieurs bouchés, choix variés)
• Tables à desserts
• Comptoir à bonbons
• De type BBQ : idéal pour une journée familiale, porte ouverte, etc.
• Boite à lunch : idéal pour une journée à l’extérieur, team building, etc.

9 – Quels sont les moyens de promotions de mon événement ?

• Faire une liste des participants possibles : les collègues de bureau, les parents, les amis, le public cible, etc.
• Choisir une bonne date !
• Faire une liste des invités VIP, des médias et du personnel
• Déterminer le coût par personne et ainsi le prix de vente des billets.
• Faire un prix des billets en pré vente et à la porte (le soir même).
• Faire un prix de groupe pour la vente des billets
• Promotion de la vente des billets : la radio, la télé, les journaux, l’affichage, le cinéma, les partenaires, les concours, les courriels, les envois par télécopieur, etc.
• Mise en marché sur les réseaux sociaux : facebook, twitter (live tweeting ou live streaming), LinkedIn, Viadeo, blog, espace photos : Picasa, Flickr, Pinterest, Instagram, ou espace vidéo : Youtube, Dailymotion, Vimeo,

10 – Quel sont les autres moyens de financements de mon événement?

• Concours : vente de billets pour prix de participation ou des prix de présence
• Encan silencieux ou encan crié
• Vente de produits dérivés : t shirt, casquettes, objets promotionnels, etc.
• Vente de nourriture
• Vente d’alcool
• Vente de services lors de l’événement
• Vestiaire
• Stationnement
• Dons